Οι περισσότεροι νέοι άνθρωποι έχουν αναζητήσει μια καφετέρια με καλό Ιντερνετ και με συνθήκες που τους επιτρέπουν να δουλέψουν, είτε περιστασιακά είτε μόνιμα. Η τηλεργασία όμως διογκώθηκε με την πανδημία και έτσι επεκτάθηκε και σε μεγαλύτερους σε ηλικία, οι οποίοι άρχισαν να ψάχνουν ανάλογους χώρους. Γιατί, καλή η τηλεργασία από το σπίτι αλλά δεν είναι ιδιαιτέρως αποδοτική και ευχάριστη αν δεν έχεις κατάλληλους χώρους, αν πρέπει να δουλεύουν και οι δύο και αν συγχρόνως τα παιδιά κάνουν τηλεκπαίδευση ή αν προσπαθούν να υποκαταστήσουν την παιδική χαρά στο σαλόνι. Και όπως να το κάνουμε, είναι χαλαρωτικό αλλά και βοηθητικό να μπορείς να πεις μια κουβέντα και με άλλους, είτε για τη δουλειά σου, είτε για την επικαιρότητα, είτε για κάτι που σε απασχολεί. Εν τέλει, είναι εύλογο ότι οι περισσότεροι ψηφιακοί νομάδες ή απλώς εργαζόμενοι από απόσταση επιθυμούν να διαχωρίσουν το χώρο εργασίας τους από τον χώρο που ζουν.
Αξιοποιήθηκαν και θα συνεχίσουν να αξιοποιούνται εναλλακτικοί χώροι εργασίας όπως καφέ, λόμπι ή σαλόνια ξενοδοχείων, ή ακόμη και δωμάτια ξενοδοχείων τα οποία ενοικιάζονται με οικονομικότερους όρους, μόνο για χρήση γραφείου, δημόσιες βιβλιοθήκες, αυλές ή εντευκτήρια μουσείων κλπ. Συγχρόνως δημιουργήθηκαν κοινόχρηστοι χώροι εργασίας (coworking spaces) οι οποίοι εκτός του ότι διαθέτουν υψηλότερες ψηφιακές υποδομές, αναπληρώνουν, σε πολύ πιο ευχάριστο και δημιουργικό περιβάλλον, την κοινωνικοποίηση που προσφέρουν οι χώροι εργασίας, αλλά και την χαλάρωση του διαλείμματος με συναδέλφους. Για αυτούς τους λόγους, όσοι μισθωτοί εργάζονται σε κοινόχρηστους χώρους εργασίας δηλώνουν πιο ευχαριστημένοι από όσους εργάζονται από το σπίτι ή στις εγκαταστάσεις της εταιρίας τους. Ενώ οι αντίστοιχοι ελεύθεροι επαγγελματίες προσθέτουν στα πλεονεκτήματα το χαμηλότερο κόστος του κοινόχρηστου χώρου εργασίας, την καλύτερη ποιότητα και τις πολλαπλές δυνατότητες δικτύωσης και διεύρυνσης του πελατολογίου τους.
Βασικά στοιχεία που πρέπει να έχει ένας κοινόχρηστος χώρος εργασίας (Coworking space)
Επικεντρωνόμαστε σε υφιστάμενους χώρους που χρησιμοποιούνται για άλλες χρήσεις πχ καφέ, αίθουσες πολιτιστικών συλλόγων, βιβλιοθήκες, σαλόνια ξενοδοχείων ή λόμπι κλπ. Προφανώς, αν θελήσετε να δημιουργήσετε έναν απαιτητικό κοινόχρηστο χώρο εργασίας, σε νέο ή υφιστάμενο κτίριο, θα απαιτηθεί η συμβουλή μηχανικών ή και διακοσμητών εσωτερικού χώρου, τόσο για τη διαμόρφωση όσο και για τις ηλεκτρομηχανολογικές υποδομές. Η διαρρύθμιση τέτοιων χώρων που πρέπει να συνδυάζουν συνθήκες ατομικής εργασίας, συνθήκες συνεργασίας και συνθήκες κοινωνικών επαφών απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή[i]
Οι υποδομές και οι επιδόσεις που έχει ο χώρος μας είναι απαραίτητο να προβάλλονται με κάθε ειλικρίνεια ώστε ο επισκέπτης να γνωρίζει ακριβώς τι θα συναντήσει. Οι ψηφιακοί νομάδες είναι ιδιαιτέρως απαιτητικοί και η αξιοπιστία είναι βασικό απαιτούμενο για αυτούς. Δεν είναι τουρίστες που μια αστοχία στον προορισμό, στη φιλοξενία ή στο χώρο εργασίας που επέλεξαν θα επιβαρύνει άντε ένα μήνα διακοπών. Οι ψηφιακοί νομάδες επιλέγουν κάθε προορισμό συνήθως για 3-6 μήνες. Έτσι μια άστοχη περιγραφή σας θα επιβαρύνει για το αντίστοιχο διάστημα τόσο τη ζωή τους όσο και την εργασία τους.
Καλή τοποθεσία
Η τοποθεσία πρέπει να μην είναι αδιάφορη αλλά να έχει κάτι μοναδικό, ή έστω κάποια πλεονεκτήματα. Είναι συνήθως καλό, είτε να βρίσκεται στο κέντρο μιας πόλης ή ενός οικισμού, είτε σε ένα σημείο με θέα, είτε σε ένα πολύ ευχάριστο φυσικό ή δομημένο περιβάλλον. Αν βρίσκεται σε κεντρικό σημείο, ο επισκέπτης έχει άμεση πρόσβαση σε όλες τις υπηρεσίες και τα καταστήματα που θα χρειαστεί μετά τη δουλειά, αλλά και σε χώρους διασκέδασης ή χαλάρωσης κατά τον ελεύθερο χρόνο του. Αν ο χώρος μας “βλέπει” θάλασσα ή ένα υπέροχο τοπίο ή μια αυλή, ή έχει εξαιρετική διακόσμηση με φυσικό ή και τεχνητό φως, τότε ο επισκέπτης εργάζεται σε δημιουργικό περιβάλλον που συγχρόνως εμπνέει και ξεκουράζει. Περιττό να πούμε ότι αν συνδυάζει όλα τα παραπάνω, τότε ξεκινάτε εξαιρετικά.
Ψηφιακές υποδομές και συνδεσιμότητα
Θα αναφερθούμε στις βασικές προδιαγραφές που επιτρέπουν στον μέσο τηλεργαζόμενο να εργαστεί μέσω Ιντερνετ, να κάνει απρόσκοπτα τις τηλεδιασκέψεις του και να ανεβοκατεβάσει βασικά αρχεία για τη δουλειά του.Προφανώς, αν κάποιος πελάτης θα πρέπει να δουλεύει συνεχώς με βίντεο ή να εργάζεται σε 2-3 απομακρυσμένους υπολογιστές, να κάνει απαιτητική τηλεκπαίδευση κλπ, τότε δεν θα καλυφθεί από τα παραπάνω.
Καλό Ιντερνετ, που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες του μέσου τηλεργαζόμενου. Συνήθως μια καλή και αξιόπιστη γραμμή 24Mbps είναι αρκετή, αν συνοδεύεται από wifi exenders η repeaterς που επιτρέπουν το σήμα να επεκτείνεται σε κάθε χώρο. Δείτε ενδεικτικά, περιγραφές και τιμές από Skroutz
Σε περίπτωση που δεν δουλεύει ικανοποιητικά το υφιστάμενο wifi, τότε ένα καλύτερο 4G wifi Rooter θα βοηθήσει την κατάσταση. Δείτε ενδεικτικά, περιγραφές και τιμές στο Skroutz
Για να δείτε τις επιδόσεις συνδεσιμότητας στις θέσεις εργασίας του χώρου σας, αρκεί να πάτε ο ίδιος με ένα λάπτοπ και να μετρήσετε. Για παράδειγμα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Speedtest.net . Για απόδειξη αυτών των επιδόσεων στις παρουσιάσεις σας, είναι καλό να προβάλετε μία εκτύπωση οθόνης μέσω του κουμπιού PrtSc (print screen). Εναλλακτικά, μπορείτε να μετρήσετε τις επιδόσεις συνδεσιμότητας με εφαρμογή για κινητά.
Δυνατό σήμα εταιριών κινητής τηλεφωνίας στο χώρο σας , όχι μόνο για αυτήν καθ αυτήν την τηλεφωνική επικοινωνία όσο και ως εναλλακτική λύση χρησιμοποίησης δεδομένων κινητής σε περίπτωση αστοχίας της σύνδεσης με το τηλεπικοινωνιακό πάροχο. .
Ρευματολήπτες – πρίζες
Εντάξει έχουμε Ιντερνετ αλλά ρεύμα να φορτίσουμε το λαπτοπ ή το κινητό έχουμε; Είναι συνηθισμένο το φαινόμενο, σε πολλούς δημόσιους χώρους να λείπουν οι πρίζες, ίσως για λόγους ασφαλείας, ίσως για λόγους οικονομίας του εργολάβου. Ένα ασφαλές και όχι πρόχειρο πρόσθετο δίκτυο που θα προσφέρει διαθέσιμους ρευματολήπτες σε κάθε θέση εργασίας είναι μια μικρή αλλά απαραίτητη επένδυση.
Και αν πέσει” το ρεύμα;
Φανταστείτε κάποιον να μιλάει για ένα σοβαρό θέμα με τον διευθυντή του, ή με έναν μεγάλο πελάτη του, που κατάφερε να τον πετύχει μετά από αρκετές προσπάθειες, και να γίνει διακοπή ρεύματος, άρα διακοπή λειτουργίας του wi-fi , άρα διακοπή κάθε επικοινωνίας. Ένα UPS που να συμπεριλαμβάνει ό,τι έχει σχέση με την επικοινωνία και κάποιους κρίσιμους για τη λειτουργία των υπολογιστών της ρεσεψιόν είναι απολύτως απαραίτητα. Για μεγαλύτερης διάρκειας διακοπές ίσως αξίζει και μια γεννήτρια, αυτόματης εμπλοκής ή έστω χειροκίνητη.
Άνετος ή και εργονομικά σχεδιασμένος χώρος εργασίας
Κάθε χώρος εργασίας πρέπει να έχει εργονομικά επαρκείς προδιαγραφές. Τι σημαίνει αυτό; Δοκιμάστε να δουλέψετε επί 8 ώρες σε αυτήν τη θέση και εκτιμήστε αν αντέχετε. Να το πούμε διαφορετικά. Είναι απαραίτητη μια καλή εργονομική καρέκλα. Δείτε ενδεικτικά, την βραβευμένη αλλά οικονομική καρέκλα του ΙΚΕΑ. Επίσης ένα ικανοποιητικού μεγέθους τραπέζι εργασίας, με δυνατότητες χρήσης περισσότερων της μίας οθονών, το οποίο συγχρόνως έχει τη δυνατότητα να εξυπηρετήσει μια μικρή σύσκεψη με άλλα 1-2 άτομα, χωρίς να ενοχλεί ιδιαιτέρως τους διπλανούς εργαζόμενους.
Μια χαμηλής έντασης μουσική μπορεί να δίνει το κατάλληλο κλίμα για εργασία, αλλά και να επηρεάζει τους παρευρισκόμενους, ώστε να εξασφαλίζεται χαμηλή ένταση στις τυχόν συνομιλίες.
Δυνατότητα εκτύπωσης, γραφική ύλη και άλλες πρόσθετες παροχές
Ένας εκτυπωτής / σαρωτής (scanner), στυλό, μολύβια και μπλοκ πρέπει (ακόμη και σήμερα) να είναι διαθέσιμα. Στη συνέχεια μπορούμε να έχουμε, χωρίς να είναι απαραίτητα για το ξεκίνημα, διάφορα άλλα εργαλεία όπως πρόσθετες οθόνες (πολλοί ψηφιακοί νομάδες εργάζονται σε πολλαπλές οθόνες) , προβολέα ή και μεγάλη smart tv για παρουσιάσεις, εκδηλώσεις ή σεμινάρια κλπ. Επίσης ένα – δύο μικρόφωνα κοντινής λήψης για τηλεδιασκέψεις ή σετ μικροφώνου / ακουστικών, σε περίπτωση που χαλάσει κάποιου πελάτη, μπορεί να είναι πολυτέλεια αλλά θα εκτιμηθεί…
Χώροι ατομικής εργασίας
Η δυνατότητα διαμόρφωσης κάποιων χώρων ατομικής εργασίας προσδίδει επιπλέον πλεονεκτήματα, εφόσον είναι εφικτό κάτι τέτοιο. Αυτοί οι χώροι μπορούν να χρησιμοποιούνται για όσους επιθυμούν περιστασιακά να εργαστούν σε πλήρη απομόνωση ή για όσους επιλέγουν τον κοινόχρηστο χώρο εργασίας ως εναλλακτικό τρόπο για να στεγάσουν σε μόνιμη βάση την επιχείρησή τους,
Μέτρα ή υποδομές ασφαλείας και υγιεινής
Το αίσθημα ασφαλείας είναι βασικό για τους επισκέπτες σας από άλλες χώρες. Είτε αφορά την υγεία τους είτε τον εξοπλισμό τους. Αυτό μπορεί να καλυφθεί από μια αίσθηση φιλοξενίας που θα προσφέρετε ή από τη συνεχή παρουσία φιλικών υπαλλήλων στους χώρους σας. Με αυτήν την έννοια, ίσως οι επενδύσεις σε αυτόν τον τομέα δεν είναι αυτέςμε τις οποίες θα ξεκινήσετε. Ωστόσο, δώστε οπωσδήποτε έμφαση στην τήρηση πρωτοκόλων υγιεινής και ασφάλειας και προβάλετέ το, αν πράγματι τα τηρείτε αυστηρά. Στη συνέχεια, ανάλογα με τους χώρους σας, το πλήθος και τα χαρακτηριστικά των επισκεπτών σας, επενδύστε και σε άλλους τομείς όπως στην προμήθεια κλειδαριών για Laptops – Δείτε ενδεικτικά ΕΔΩ ή σε συσκευές καθαρισμού και απολύμανσης αέρα – Δείτε ενδεικτικά ΕΔΩ
Αξίζει να δημιουργήσω κοινόχρηστο χώρο εργασίας μέσα στο ξενοδοχείο μου;
Για υφιστάμενα ξενοδοχεία, όχι μόνο αξίζει αλλά, αν είναι εφικτό, είναι απολύτως απαραίτητο!
Το θέμα έχει τεθεί πριν την πανδημία. Είναι χαρακτηριστικό άρθρο στους New York Times τον Ιανουάριο του 2019, το οποίο εξετάζει τις προσαρμογές των ξενοδοχείων και των άλλων επιχειρήσεων φιλοξενίας, στη διαρκώς αυξανόμενη ζήτηση υπηρεσιών από τους μετακινούμενους εργαζόμενους (Mobile workers)[ii] . Επίσης είναι χαρακτηριστικό άρθρο[iii] το οποίο δημοσιεύθηκε το 2012 σχετικό με την αυξανόμενη ζήτηση κοινόχρηστων χώρων εργασίας την τελευταία δεκαετία (δηλαδή από το 2002). Δεν είναι τυχαίο ότι μεγάλοι όμιλοι όπως η Marriott και η Accor επενδύουν σε κοινόχρηστους χώρους εργασίας εντός των ξενοδοχείων τους. Όπως υποστηρίζει η υπεύθυνη εγκαταστάσεων ξενοδοχείων της Oracle, όσοι θέλουν να παρακολουθήσουν αυτήν τη νέα δυναμική αγορά των ψηφιακών νομάδων και των εργαζομένων από απόσταση, είναι απαραίτητο να δημιουργήσουν κατάλληλους χώρους στα ξενοδοχεία τους. Χώρους που δεν θα απευθύνονται μόνο σε υψηλόβαθμα στελέχη, όπως γινόταν κατά το παρελθόν, αλλά σε ευρύτερο κοινό και βεβαίως πρώτα απ’ όλα στο κοινό που απευθύνεται συνήθως το κάθε ξενοδοχείο. Μερικά βασικά βήματα για να δημιουργηθούν τέτοιοι χώροι.
Αξιοποίηση μη χρησιμοποιούμενων περιοχών των σαλονιών ή και του λόμπι, με έξυπνη διαρρύθμιση και δημιουργία επιμέρους επικοινωνούντων χώρων που επιτρέπουν την κοινωνικοποίηση, τη χαλάρωση ή την εργασία Έχουν συνήθως ιδανικές διαστάσεις για τη δημιουργία ενός κατάλληλα διαμορφωμένου κοινόχρηστου χώρου εργασίας, ο οποίος βρίσκεται κοντά στο μπαρ ή στα wc, όπως απαιτείται.
Αξιοποίηση αυλών, μπαλκονιών και ταρατσών ξενοδοχείων, η χρήση των οποίων είναι εφικτή σε όλες σχεδόν τις εποχές, αν διαμορφωθούν κατάλληλα, με πετάσματα προστασίας και σόμπες τοπικής θέρμανσης. Πέραν του ότι αυξάνονται οι προσφερόμενες θέσεις εργασίας, αποτελεί και εξαιρετική λύση για τον εργαζόμενο καθώς προσφέρει δυνατότητες αλλαγής περιβάλλοντος εργασίας, είτε λόγω αίσθησης μονοτονίας, είτε λόγω διαφοράς αντικειμένου ενασχόλησης πχ οι υπολογισμοί και οι πράξεις απαιτούν μεγαλύτερη συγκέντρωση άρα ευνοούνται από το εσωτερικό περιβάλλον, ενώ το αγνάντεμα σε μια υπέροχη θέα εξασφαλίζει καλύτερες προϋποθέσεις έμπνευσης ή δημιουργίας ιδεών και στρατηγικών οραμάτων.
Εργονομικός Σχεδιασμός με κατάλληλα έπιπλα και εξοπλισμός. Δηλαδή, θέσεις εργασίας που επιτρέπουν συνήθη εργασία γραφείου, χωρίς απομόνωση αλλά με κάποια ιδιωτικότητα, αναπαυτικές καρέκλες, επαρκή τραπέζια για ατομική εργασία ή για μια μικροσύσκεψη, εξασφάλιση ισχυρού σήματος wifi, Ρευματοδότες (πρίζες), δυνατότητα εύκολης εκτύπωσης ή σάρωσης (scanning) και πρόβλεψη χώρων για πλήρως ιδιωτική εργασία όταν κάποιος τη χρειαστεί (λόγω αντικειμένου που απαιτεί μεγαλύτερη προσήλωση ή λόγω τηλεδιάσκεψης με ευαίσθητο περιεχόμενο).
Κατάλληλη προσφορά υπηρεσιών με το ανάλογο κόστος, για να ισορροπήσετε την ανάγκη ρύθμισης του πλήθους, ώστε να μπορεί κάποιος να εργάζεται αλλά και να επικοινωνεί με άλλους στα διαλείμματα. Σε πρώτη φάση μπορείτε να αφήσετε ελεύθερη την πρόσβαση σε αυτούς τους χώρους για τους πελάτες του ξενοδοχείου και με την απλή αγορά ροφήματος για τους εκτός ξενοδοχείου. Εναλλακτικά, αν υπάρξει υπερβολικά μεγάλη ζήτηση, μπορείτε να χρεώνεται την είσοδο στο χώρο όσων δεν είναι πελάτες, με δωρεάν προσφορά καφέ, ή ακόμη να υπάρχει κράτηση εκ των προτέρων για όλους, εντός και εκτός ξενοδοχείου. Έτσι και αλλιώς, οι ξενοδόχοι γνωρίζουν πολύ καλά ότι πρέπει να μετράνε συνεχώς τα πάντα, κυρίως ό,τι έχει σχέση με την ικανοποίηση των πελατών τους.
Αν πιστεύετε ότι ο χώρος σας έχει τις προδιαγραφές για να ικανοποιήσει τις ανάγκες των ψηφιακών νομάδων, επικοινωνήστε μαζί μας για να τον προβάλουμε δωρεάν στη Διεθνή πύλη προσέλκυσης ψηφιακών μονάδων στην Ελλάδα
Παραπομπές
[i] S Firdaus and A H Fuad( 2021) Coworking space: second place, third place, or both? ,IOP Conf. Ser.: Earth Environ. Sci. 673 012045 . Δείτε εδώ μια εμπεριστατωμένη προσέγγιση και προτεινόμενες λύσεις για διαμόρφωση κοινόχρηστων χώρων εργασίας που να ανταποκρίνονται στις σύνθετες ανάγκες ψηφιακών νομάδων ή εργαζομένων από απόσταση.
Δείτε εδώ αρχιτεκτονικές λύσεις από κοινόχρηστους χώρους στο εξωτερικό:
Δείτε μερικούς κοινόχρηστους χώρους εργασίας (Coworking spaces) στην Ελλάδα, από το Greecefornomads.com και επίσης, τους εξής: Workhub Chania (Χανιά), Phaos ΚοινΣΕπ (Καλαμάτα), Vios (Αθήνα)
[ii] Orel, M. (2019). Coworking environments and digital nomadism: Balancing work and leisure whilst on the move. World Leisure Journal.
[iii] Spinuzzi, C. (2012). Working alone together: Coworking as emergent collaborative activity. Journal of Business and Technical Communication, 26(4), 399-441.
